Vous souhaitez limiter les déplacements de vos employés ? Vous avez décidé de faciliter la communication entre vous et vos clients, vos fournisseurs… ? Alors, vous avez fait le choix de l’installation de matériels de visioconférence dans votre entreprise. Avant d’aborder l’étape de réalisation de votre projet, et de choisir le prestataire qui vous fournira matériels, équipements et supports techniques, il reste plusieurs étapes à passer.

Phase d’évaluation des besoins

Avant l’installation de votre système de visioconférence, vous allez devoir passer par une phase d’évaluation. Procéder à un audit va vous permettre d’évaluer vos besoins :

• en matière d’organisation
• technologiques et fonctionnels : évaluation en terme de matériel technique et d’installation (emplacement, agencement des lieux…).
• financiers : quels coûts globaux seront-ils engendrés ? Quel est le budget d’investissement global nécessaire ?
  Cette étape, indispensable, vous permettra de poser les premiers jalons de votre projet.

Système visioconférence : utiliser le matériel adéquat

Le choix du prestataire est essentiel, pour assurer un système fiable et efficace. Pour info, les équipements indispensables pour assurer vos visioconférences efficacement vont être :

• des écrans (vidéoprojecteurs, LED, LCD) Continental Edison ou Hewlett Packard
• des éléments d’amplification du son (microphones)
• une caméra
• un réseau efficace, qui permet la transmission des données vidéos et son
• un codec : ce type de fichier permet de décrypter des fichiers audios et vidéos
• un système double flux : l’intérêt de ce système est qu’il vous permet de visualiser des documents sur l’écran, tout en conservant la continuité de la liaison, avec votre interlocuteur.

Prestataire en vidéoconférence : choisir un partenaire de route

Le prestataire que vous allez choisir, pour votre entreprise (que vous travailliez pour un grand groupe comme SFR, la FNAC ou Linkedin ou pour une entreprise à taille humaine), doit être à même de vous accompagner, dès l’élaboration de votre projet. Ses experts étudient le terrain, vous aident à recenser le matériel disponible sur place et celui que vous devrez acquérir. Dans l’idéal, tournez-vous vers une société qui vous propose une séance de démonstration. Cela permet d’évaluer les changements à effectuer en temps réel.
Une fois les besoins déterminés avec précision, les coûts connus, maîtrisés et inclus au budget d’investissement, vous passerez à la phase de conception du projet.
A savoir que les besoins seront exprimés en terme de matériel et d’installations effectives. Votre prestataire vous présentera des ébauches de solutions, en fonction de votre demande de départ. Un cahier des charges, reprenant les étapes d’élaboration du projet, est ensuite établi et va guider les démarches de mise en oeuvre de votre projet d’installation.

Visioconférence : élaboration et mise en place du projet

A ce stade, la phase d’élaboration du projet débute. L’installation des équipements, la connexion du réseau devient effective. La mise en oeuvre du projet se doit d’être conforme au cahier des charges pré-établi.
Votre prestataire procède donc à l’installation du matériel de visioconférence dans votre entreprise. Il s’assure également du bon fonctionnement des équipements.
Les employés désignés, c’est-à-dire ceux qui seront en charge de la visioconférence, au sein de l’entreprise, sont ensuite formés au bon fonctionnement des appareils. Il est préférable que ces gestionnaires ne restent pas seuls, après l’installation.
N’hésitez donc pas à choisir un prestataire qui vous présente un panel complet de prestations et vous accompagne sur la durée : système de maintenance, mise à jour des équipements, suivi des équipes techniques…