Sur un plan professionnel, organiser une réunion de travail permet de revoir certains points d’organisation ou de mettre en place un projet. S’il est possible de mettre en place des réunions improvisées, il est préférable d’établir les points abordés en parallèle. En effet, pour privilégier un temps de parole équitable entre chaque intervenant et favoriser la transmission d’informations. En clair, pour assurer une réunion professionnelle de qualité, il est préférable de l’organiser efficacement. Quelles sont les méthodes de préparation efficaces ?
Réunion de travail : planifier une réunion utile
Bien que cela paraisse évident, il est primordial que le but de la réunion ait une finalité, connue de tous. En effet, il faut distinguer la simple transmission d’une information utile, du recensement de l’avis de la majorité. En effet, un mail groupé suffit à transmettre une information, alors qu’organiser une réunion permet de recenser les avis.
Déterminer un temps de réunion
Pour éviter les digressions et les hors sujets, il est préférable de déterminer un temps de réunion. Cela permet de limiter, sur un plan horaire, le temps nécessaire pour traiter les sujets abordés. Mettre en place une réunion professionnelle, en divisant le temps imparti par le nombre de sujets, permet de limiter le temps de parole des intervenants. C’est un moyen efficace d’éviter les débordements.
Animer la réunion astucieusement
Pour que votre réunion se déroule de la meilleure manière, il est important de veiller mettre en place une ambiance détendue, sympathique, afin que chacun se sente à l’aise et puisse s’exprimer en toute liberté. L’animateur de la réunion de travail doit veiller à répartir le temps de parole de chacun, de manière équitable. Il faut donc tempérer, donner la parole aux plus réservés, réorienter les plus bavards et faire en sorte de respecter les délais.
Inviter les collègues concernés
Pourquoi inviter le responsable du service technique de Conforama, pour aborder une question qui concerne la communication ? Organiser une réunion efficacement, c’est également inviter les personnes concernées par le sujet. Bien que ce point semble logique, il n’est pas inutile d’insister sur ce fait. Lorsque vous organisez les réunions, veillez donc à lister correctement le nombre de personnes concernées et celles qu’il est plus pertinent d’inviter. Veillez également à adresser l’ordre du jour de la réunion de travail, ainsi que les différents points qui seront abordés, afin que chacun puisse préparer ses questions et étudier le sujet.
Tenir les engagements pris
Pour finaliser les points abordés au cours de la réunion professionnelle, pensez à noter chaque point important. Si vous organisez cette réunion dans une optique de changement, vous pourrez ainsi, suivre un plan défini, afin de n’omettre aucune des étapes envisagées par l’équipe. Organiser une réunion demande donc à l’organisateur d’envisager et de mettre en place le déroulement des évènements en amont de l’évènement, tout en s’exportant après celui-ci. Préparer l’après est aussi important que d’organiser le déroulement d’une réunion.
En suivant ces étapes, vous serez prêts à prendre la parole, le jour J.
