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Abréviations, ponctuation excessive et abus de smileys…La «génération smartphones» a profondément modifié les codes de la communication écrite. Pourtant, en entreprise, rédiger de manière «classique», en respectant grammaire et orthographe, est gage de professionnalisme. Voici quelques conseils utiles pour rédiger un mail pro, conformément aux attentes de vos destinataires.
Soignez la forme de vos mails pro
Les salutations
Vous n’imaginez pas écrire un courrier classique sans commencer par une salutation? Il en est de même pour vos mails pros. Si un simple «bonjour» peut parfois être perçu sèchement par votre destinataire, vous pouvez lui préférer un «Bonjour Monsieur/Madame X» ou bonjour «X» selon votre degré de connaissance. Vous pouvez également utiliser un poli «Cher monsieur/madame». Oubliez en revanche les abréviations M., Mme ou Melle qui pourraient être interprétées comme un manque de politesse.
En fin de mail, choisissez également une formule de politesse adéquate. Oubliez les formules ampoulées, ou celles marquées par une familiarité excessive. Vous trouverez sur le net de nombreuses formules de politesse à utiliser dans un mail professionnel.
La signature
La signature est très importante pour votre destinataire. Signez avec votre nom complet, ajoutez le nom de votre société, votre fonction exacte, votre numéro de téléphone de bureau ou mobile, ainsi qu’une adresse physique qui permettra à votre destinataire de vous situer. Vous pouvez également enregistrer votre signature de manière à ce qu’elle apparaisse à chaque nouveau mail pro que vous rédigerez.
L’objet du mail
Il faut absolument remplir cette case qui informe en un coup d’œil votre interlocuteur du contenu du mail. Utilisez des mot-clés informatifs ou incitatifs qui motivera l’interlocuteur à vous écrire.
Mail pro collectif
Quand on rédige un mail destiné à plusieurs clients ou à l’ensemble du carnet d’adresses, il ne faut surtout pas laisser apparaitre le nom de tous vos destinataires. Vous avez, pour cela, le champ «Cci». Vous trouverez cette fonction aussi bien sur une boîte mail créée sur Google ou sur un compte pro Yahoo par exemple.
L’orthographe
Si on n’attend pas de vous que vous réussissiez la dictée de Pivot, ce n’est pas pour autant qu’il faudra ponctuer votre courriel professionnel de dizaines de fautes. Une faute de frappe peut-être tolérée en revanche de grosses erreurs grammaticales ne joueront pas en votre faveur. Relisez-vous plusieurs fois si nécessaire et rédigez vos mails sous Word. Mieux encore, investissez dans un logiciel de correction.
Et ne négligez pas le fond !
Un message court et concis
Plus votre mail pro sera court et concis et plus vous serez compris. N’oubliez toutefois pas de vous présenter si c’est la première fois que vous vous adressez à votre interlocuteur. Si vous vous êtes déjà rencontrés (salon ou autre), rappelez le contexte de votre rencontre. Dès le premier paragraphe et en quelques lignes on doit savoir qui vous êtes et ce que vous voulez.
Évitez par ailleurs les termes trop techniques, surtout si vous pouvez vous exprimer dans un vocabulaire simple. Ne faites pas d’humour et n’ayez pas recours à l’ironie car vous n’êtes pas sûr que votre interlocuteur vous comprenne.
Un mail pro n’est pas un sms, évitez donc les smileys, sauf s’il s’agit d’un collègue avec qui vous avez déjà échangé à plusieurs reprises. De même, évitez la ponctuation à outrance.
Soyez agréable
Si vous attendez une réponse, dites-le, mais sans être trop sec. Bannissez ainsi les «j’attends votre réponse sous 24h» et préférez un «pourriez-vous me répondre d’ici la fin de la semaine afin que j’organise la suite…». Et surtout, restez polis tout au long de votre courriel !
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