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Le bulletin de salaire est l’élément administratif qui reprend toutes les informations concernant la rémunération d’un employé. Remis au salarié chaque mois, au moment du versement de salaire, ce document officiel comporte des mentions obligatoires. Il s’agit de mentions comme le nom de l’entreprise, le nom du salarié, son grade, son poste, ainsi que d’autres informations. Généralement distribuée sous format papier, la fiche de paie traditionnelle va laisser place au bulletin électronique. En effet, un décret privilégiant ce dernier a été mis en place, fin 2016. Quelles sont les obligations des employeurs, par rapport à cette nouvelle donne ?
Bulletin de salaire : les données obligatoires
En premier lieu, avant d’établir un constat, il est important d’effectuer un petit rappel par rapport aux informations qui doivent apparaître sur ce document officiel.
Tous les salariés devraient être à même de pouvoir préciser ces informations importantes, sur un plan juridique. Sur une fiche de salaire, les mentions suivantes doivent donc être précisées :
- nom et adresse de l’employeur, ainsi que le N° SIRET et le code APE
- nom, position hiérarchique et rémunération brute du salarié
- nom de la convention collective de l’entreprise
- somme nette versée et date de paiement
- cotisations prélevées sur le salaire
- montant des indemnités perçues…
Pour connaître les mentions obligatoires complètes qui doivent apparaître sur le bulletin de salaire, rendez-vous sur le site service-public.fr.
Un décret lié à la dématérialisation
Depuis décembre 2016, le bulletin de salaire, qui reprend les éléments concernant le salaire des employés d’une entreprise, doit être envoyé sous format dématérialisé, préférentiellement au format papier. Chaque employeur est donc tenu d’envoyer une feuille de paie, par mail, à ses salariés (sauf en cas de désaccord d’un employé, qui préfère le format papier). Et ce, que vous travailliez pour un grand groupe comme Amazon ou pour l’épicerie du coin.
Cette nouvelle règle entre dans le cadre de la dématérialisation des documents officiels, afin de limiter la consommation de papier et de favoriser la consommation durable.
Moins de bulletins de salaire format papier équivaut à limiter la pollution, en diminuant le tonnage de déchet papier. Sachant que les entreprises consomment énormément de papier, cette décision paraît, on ne peut plus, logique.
Privilégier la fiche de paie en ligne
L’employeur est donc dorénavant tenu à suivre quelques directives, afin de mettre en place le bulletin de salaire électronique.
En effet, il doit :
- prévenir le salarié que celui-ci peut refuser l’envoi du document, par voie électronique. L’information doit être délivrée au salarié, un mois avant la mise en place du bulletin de salaire électronique.
- fixer et préciser les conditions selon lesquelles le document sera disponible pour le salarié (soit pendant 50 années ou jusqu’aux 75 ans de l’employé).
Une information complémentaire : les fiches de paie électroniques seront également disponibles en ligne, sur le compte personnel d’activité (CPA) de l’employé, afin de rendre la consultation plus aisée.
La dématérialisation de ce document essentiel engage le monde professionnel dans une nouvelle ère numérique. Cette évolution est naturelle, compte tenu du fait de la généralisation des documents dématérialisés.
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