Réunion de travail : les points clés pour l’organiser

VIE D'ENTREPRISE

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Lorsqu’un projet ou un évènement se prépare ou vient de passer, une réunion de travail est indispensable. Mais comment la préparer pour qu’elle soit constructive et efficace ? Organiser une réunion ne s’improvise pas.

Les objectifs de la réunion de travail

Préparer un évènement ou un projet

La réunion de travail que vous envisagez doit avoir un but défini. S’il s’agit de préparer un évènement ou un projet, les éléments à apporter devront être travaillés en amont. Certains documents peuvent être déposés dans une Dropbox pour s’assurer de les avoir le jour J. Un nouveau projet demande un cahier des charges aussi précis que possible afin de déterminer les prestations à mettre en place. S’il n’est pas complet, la réunion peut aussi servir à éclaircir des points et à faire des propositions. Elles pourront être discutées et validées par le client pour choisir la solution la plus appropriée. Il faut aussi anticiper la prise de notes pour rédiger un compte-rendu à remettre à tous les participants après la réunion. Avec une telle préparation, rien de mieux pour avoir confiance en soi et mener une réunion sans encombre.

Une réunion de travail pour débriefer

Après la livraison d’un gros projet ou l’organisation d’un évènement, il est indispensable de se réunir pour faire le point. Pour que l’échange soit efficace, mieux vaut prévoir la réunion pas trop loin dans le temps après la livraison du projet ou la date de l’évènement, mais pas trop près non plus. Les idées doivent avoir mûri, afin d’en discuter à froid et être constructives. Les questions à se poser doivent évidemment tourner autour de ce qui peut être amélioré. Mais il est aussi important d’aborder tous les éléments qui ont bien fonctionné afin d’en prendre conscience et de pouvoir les reproduire. Pour cela, la réunion peut être déterminée avec un temps défini pour chaque sujet. Chacun doit pouvoir avoir la parole qui sera distribuée par celui ou celle qui mène la réunion de travail.

Planifier la réunion de travail

Les participants

La première étape pour planifier une réunion de travail est de lister les participants. Après avoir fait le point sur les objectifs de la réunion, cela permet de connaître les personnes impliquées. Qui a ou va travailler sur le projet ? Bien sûr, les chefs de projet ou les maîtres d’œuvre sont les premières personnes à inviter. Ils peuvent faire un point autant sur le travail interne que sur l’expérience utilisateur. Cependant, la présence des équipes d’exécution est tout aussi importante. Leur regard technique ou les retours sur les difficultés rencontrées permettent d’évoluer. Certains participants peuvent faire des interventions sur leur domaine respectif.

Lieu et horaires

Tout d’abord, il faut choisir le lieu de la réunion de travail. Dans certaines entreprises, plusieurs salles peuvent être mises à disposition. La salle doit être assez grande pour contenir tout le monde de façon confortable. Mais il faut également penser au matériel nécessaire. Vidéo, diaporama, ou simple paperboard : que nécessite le sujet de la réunion ?

Quant au jour et à l’heure, le mieux est de connaître les disponibilités de la salle, puis d’envoyer un e-mailing pour proposer les différentes possibilités aux personnes concernées. Ainsi, elles pourront indiquer le moment qui leur convient le mieux, afin de réunir tout le monde sans que cela ne perturbe les projets en cours.